Como realizar reuniões produtivas

A reunião produtiva depende de três pilares: foco, objetividade e dinamismo. Com esses elementos, você consegue organizar conversas produtivas e diretas, sem desperdiçar o seu tempo e o da sua equipe.
Dia desses vi uma camiseta com a seguinte frase: “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ser um e-mail”.

Por Gustavo Fiuza, para LinkedIN

 

Algum empreendedor estampou o famoso meme e resolveu lucrar com a má-fama que as reuniões de trabalho ganharam nos últimos tempos. De fato, todo mundo já participou de reuniões enfadonhas e inócuas. Mas isso não tira a importância dos encontros de alinhamento. É nessas ocasiões que afinamos o discurso com a equipe e, muitas vezes, conseguimos ver aflorar o potencial de um colaborador. O grande desafio está em realizar reuniões de trabalho produtivas. Como? Eu defendo alguns conceitos sobre esse tema.

Crie um deadline para o encontro
O primeiro deles é o foco. Uma reunião produtiva tem pauta definida e hora para acabar. Se possível, esse espaço de tempo não pode ser muito longo. Apenas o suficiente para abordar o problema ou o projeto, pesar as questões inerentes e definir os próximos passos. A ideia é criar um deadline para o encontro, com o relógio ditando a janela que será dedicada àquele assunto na rotina da empresa. Essa é uma das formas de barrar conversas infrutíferas e garantir a objetividade.

Evite reuniões com muitas pessoas
Pelo mesmo motivo, eu evito fazer reuniões com grupos numerosos. Costumo limitar os alinhamentos da Bem Promotora a, no máximo, quatro participantes. De preferência, convoco apenas as pessoas diretamente ligadas à pauta. Assim, todos os envolvidos se mantêm ativos – e não interrompemos muitos processos da organização ao mesmo tempo.

Estabelecer reuniões eficientes é uma das principais receitas para fazer a engrenagem da empresa fluir.
Quando o tema é um pouco mais abrangente e se reporta ao nível estratégico, gosto de convocar os líderes de cada setor. Eles deliberam as questões comigo e ficam incumbidos de disseminar as resoluções para os seus respectivos times. Em alguns casos, vale trazer funcionários-chave ou heads de projeto para agilizar a entrega das decisões na linha de frente operacional.

Conclua os assuntos
Concluir os assuntos representa outra medida importante para realizar reuniões eficientes. Todos os participantes precisam sair do encontro sabendo as diretrizes definidas e quais serão os próximos passos. A máxima do “tudo combinado, nada resolvido” deve ser abolida. Combine e resolva, sempre.

Registre tudo
A melhor maneira de assegurar a aplicação prática é elaborar uma ata da reunião. O documento deve trazer as decisões surgidas no encontro e as tarefas definidas para cada profissional. A prática possibilita uma cobrança mais assertiva e diminui os ruídos de comunicação.

Faça reuniões eficientes
Estabelecer reuniões de trabalho eficientes é uma das principais receitas para fazer a engrenagem da empresa fluir. O tema é tão importante que alguns líderes até elaboram técnicas específicas – e ousadas. Uma delas é fazer a reunião de pé, por exemplo. A ideia me agrada. Mantém o grupo alerta, estimula o dinamismo.

Pense nos recursos utilizados
O mesmo vale para os recursos utilizados. O PowerPoint, por exemplo, se tornou sinônimo de chatice. Acho que não precisamos demonizá-lo. É uma ferramenta útil em determinadas situações, embora possa ser substituída por recursos mais ágeis. Geralmente, você pode descrever os tópicos da reunião numa lousa. Já serve como um bom guia para a conversa.

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